داشتن ایمیل سازمانی مانند داشتن لگو و اسم و نشان شرکت از الزامات است. ایمیل شرکتی ایمیلی است که تحت نام دامنه ثبت شده به اسم شرکت شما باشد. مثلاً اگر نام شرکت شما پارس دیتا است، دامنه ای متناسب با آن مثل parsdata.com ثبت میکنید و ایمیل آدرس هایی که با آن مکاتبات شرکت انجام می شود تحت این دامنه خواهد بود. مثل sales@parsdata.com
مهم است بدانید که بیش از 7 نفر از هر 10 کاربر در ایالات متحده ترجیح می‌دهند که برندها از طریق ایمیل با آن‌ها تماس بگیرند، بنابراین منطقی است که شرکت‌ها منابع بیشتری را برای ایجاد کمپین‌های ایمیلی بهتر سرمایه گذاری کنند.
جای تعجب نیست که 74 درصد از بازاریابان در حال حاضر از ایمیل استفاده می‌کنند و 21 درصد از آن‌ها قصد دارند در 12 ماه آینده ایمیل ارسال کنند.
هاست ایمیل یا میزبانی ایمیل (Email Hosting) سرویسی است که در آن ایمیل‌ها و فایل‌های مرتبط بر روی یک سرور ذخیره میشود. هنگامی که شما ایمیلی را در آدرس دامنه وب سایت خود دریافت میکنید، این ایمیل در سراسر اینترنت هدایت میشود و در سرور گیرنده ذخیره می‌گردد. در این مرحله مدیران سرور تصمیم می‌گیرند که چه اقدامی انجام دهند، به ایمیل پاسخ دهند یا به آن پاسخ ندهند، فیلتر هرزنامه را در نظر بگیرند و یا درخواست مسیریابی مجدد دهند و همین‌طور اگر فرستنده در لیست سیاه باشد مشخص شود.
سرور میزبانی ایمیل می‌تواند همان سروری باشد که محتوای وب را مدیریت می‌کند. همچنین این سرور می‌تواند تحت مدیریت میزبان دیگری باشد که توسط یک شرکت میزبانی مدیریت می‌گردد.
برخی از کاربران برای اهداف غیرضروری از هاست ایمیل استفاده می‌کنند اما زمانی که ایمیل حاوی صورت‌حساب مشتریان و اطلاعات آن‌ها یا دیگر موارد محرمانه باشد بهتر است از هاست ایمیل استفاده نمود.
فواید داشتن ایمیل شرکتی برای کسب و کار شما:
برای اینکه سازمان/شرکتتان جدی گرفته شود، باید برندسازی کنید. یکی از اولین مراحل برندسازی، ساخت ایمیل تجاری است.
اگر هویت ناشناس داشته باشید خیلی جدی گرفته نمی شوید هر کسی می تواند یک ایمیل رایگان برای خود در گوگل یا یاهو ثبت کند و تشخیص هویت آن شخص برای دیگران مشکل است. داشتن حساب ایمیل شرکتی ساده ترین روش است که می توانید اعتماد مشتریان را به خود جلب کنید که این موضوع خود یکی از اساس کسب و کار موفق در بازار است.
اگر ایمیل شما شرکتی باشد، هر زمانی که یک ایمیل ارسال می کنید، نام تجاری شما نه تنها در قسمت محتوای ایمیل، بلکه در آدرس ایمیل هم مشاهده می شود. آدرس ایمیل شما در بسیاری از جاها ثبت میشود مثلاً اگر در یک وبلاگ مطلبی بنویسید یا ایمیل خود را به یک سایت دایرکتوری اضافه کنید، آدرس ایمیل شما قابل مشاهده خواهد بود. این یک فرصت برای شما است که برای کسب و کار خود برندسازی کنید، حرفه ای تر به نظر بیایید و بیشتر دیده شوید. شما احتمالاً پست الکترونیک خود را در کارت ویزیت درج میکنید اگر این آدرس یک ایمیل در جیمیل باشد به رشد برند شما کمکی نخواهد کرد. تنها ایمیل حرفه ای و تحت دامنه است که می تواند به خوبی اعتماد سازی کند.
در صورتی که از راهکارهای امنیتی برای سازمان/ شرکت خود استفاده نکنید، ممکن است مهاجمان به وب سایت یا سیستم‌های موجود در شرکت شما حمله کرده و به اطلاعات محرمانه موجود در ایمیل تجاری شرکت دسترسی پیدا کنند.
5- ثابت ماندن آدرس ایمیل شرکتی در تمام شرایط
6- امکان ایجاد تعداد اکانت ایمیل به تعداد دلخواه
در حالت ایدهآل، آدرس ایمیل تجاری شامل نام شرکت/سازمان و یک دامنه سطح بالا (مانند .com، .net یا .org) است.اکثر کسبوکارها به دلیل مزیت‌های .com نسبت به سایرین، از این دامنه استفاده می‌کنند.
شما مجبور نیستید که به کسی پول بدهید تا ایمیل‌تان را میزبانی کند و می‌توانید ایمیل‌های سازمانی را روی سرورهای خودتان میزبانی کنید. برای این کار، باید یک سرور ایمیل را خریداری کرده و آن را پیکربندی و نگهداری نمایید. میزبانی ایمیل روی سرورهای خودتان از امنیت و قابلیت شخصی سازی بالاتری برخوردار است.
امکان ساخت ایمیل تجاری بدون در اختیار داشتن دامنه، وجود ندارد. در اولین قدم ساخت ایمیل‌های سازمانی، باید یک نام دامنه خریداری کنید و در زمان تکمیل مراحل، آن را وارد کنید.
این نوع ایمیل‌ها به کسبوکار شما هویت و اعتبار می‌بخشند. با در اختیار داشتن یک ایمیل سازمانی، یک قدم از رقبایی که از ایمیل‌های شخصی استفاده می‌کنند، جلوتر هستید. ساخت ایمیل تجاری، اولین قدم در استراتژی برندسازی اصولی است. اگر می‌خواهید متوجه تفاوت در میزان فروش و ارائه خدماتتان شوید، یک ایمیل تجاری بسازید و سپس کمپین‌های بازاریابی ایمیلی را راه اندازی کنید.