جی سوئیت چیست؟

جی سوئیت شامل مجموعه ای از نرم افزارهای کاربردی در زمینه های بیزینس، همکاری (Collaboration)، بهره وری (Productivity) و تحصیلات (Education) می باشد که توسط شرکت گوگل توسعه یافته و پشتیبانی می شود. ابزارهای اولیه جی سوئیت شامل موارد زیر است:

Gmail

Drive

Docs

Sheets

Slides

Forms

Calendar

Google+

Sites

Hangouts

مجموعه جی سوئیت گوگل ۱۲ سال قبل با عنوان “Google Apps for Your Domain” برای اولین بار معرفی شد که شامل این ابزارها بود:

Gmail

Google Talk

Google Calendar

Google Page Creator

شرکت گوگل اخیراً آپدیت های زیادی روی نرم افزارهای جی سوئیت ارائه داده است. جی سوئیت قبلاً با نام گوگل اپس (Google Apps) شناخته می شد. اگرچه هدف گوگل از این اقدام، در ظاهر ایجاد ارتباط بین برنامه‌های کاربردی مذکور و نیز تسهیل ارائه به‌روزرسانی بوده است اما این شرکت در عمل به دنبال کسب مقام شرکت مایکروسافت در حوزه بهبود بهره‌وری محیط کار نیز بود.

مجموعه نرم افزارهای گوگل سوئیت (G Suite) بسیار کاربردی هستند و کار با آنها ساده است و تا حد زیادی چند منظوره هستند. وقتی که می خواهیم یک بلاگ را تولید و ویرایش کنیم می توان از ویرایشگر (editor) جی سوئیت استفاده کرد. یا وقتی در نظر داریم با یک مشتری جدید وقت چت تعریف کنیم یا ایمیل هایی به دوستان و همکاران خود ارسال کنیم، جی سوئیت (G-Suite) بسیار کارآمد و مفید خواهد بود.

گوگل سال 2019 را در حالی آغاز کرد که حدود 5 میلیون کاربر پریمیوم (premium) برای نرم افزار G Suite داشت. از جمله مشتریان شاخص و معروف گوگل سوئیت می توان به شرکت های PWC ، Uber و Hubspot اشاره کرد. محیط کاربری G Suite بسیار ساده است. جی‌سوئیت گوگل ابزاری آسان، قابل اعتماد و شناخته شده است.

گوگل درایو پلتفرم ذخیره سازی ابری جی سوئیت است که در سال 2012 ارائه شد. گوگل درایو می تواند تمام محتوای شرکت شما را مدیریت و از تمام فرمت ها پشتیبانی کند و نیازی به نصب نرم افزارهای جانبی روی سیستم خود ندارید.

با توجه به نسخه جی سوئیت می توانید از فضای 30 گیگابایتی، یک ترابایتی و نامحدود گوگل بهره ببرید. همچنین از گزارش های آنالیزی گوگل درایو از محتوای درایو استفاده کنید. ابزارهای Google Docs، Google Sheets و Google Slides ، پلتفرم های پردازش کلمات، صفحات گسترده (Spread Sheets) و ارائه (Presentation) می باشند. این ابزارها در سال 2006 به G Suite گوگل اضافه شدند. این نرم افزارها امکان ذخیره اتوماتیک را دارند و کاربران می توانند در آنها کامنت ارسال کنند و توسط یک ابزار چت آنلاین با سایرین در تعامل باشند و برای استفاده های بعدی تمپلیت های موردنظر خود را ایجاد کنند. گوگل فرم یا Google Forms یک پلتفرم تحت وب و ابزار نظرسنجی می باشد که در سال 2006 توسط گوگل ارائه شد. گوگل فرم همانند سایر ابزارهای گوگل (Sheets, Docs, Slides) امکان ذخیره خودکار فایل، Real-Time Collaboration و ایجاد قالب (template) را دارد.

کسب و کارهای شخصی و تجاری می توانند از نرم افزارهای جی سوئیت استفاده کنند. کاربران عادی بصورت رایگان می توانند از این نرم افزار استفاده کنند، اما شرکت ها و کسب و کارها برای استفاده تجاری از G Suite باید هزینه ای را بابت امکانات ویژه آن پرداخت کنند. امکاناتی نظیر دامین ایمیل شخصی، فضای نامحدود ذخیره سازی ابری(Cloud Storage) و پشتیبانی ۲۴ ساعته در ۷ روز هفته در نسخه تجاری و پریمیوم جی سوئیت در دسترس خواهند بود. نکته مثبت در استفاده از نسخه رایگان G Suite اینست که برخلاف اکثر پلتفرم های رایگان که به کاربران خود پیام های تبلیغاتی نمایش می دهد، کاربران استفاده کننده از ورژن رایگان G Suite هیچگونه تبلیغاتی مشاهده نخواهند کرد.

گوگل در پلتفرم جی سوئیت خود نرم افزارهای متنوعی را در دسترس گروه شخصی و تجاری (Personal & Enterprise) قرار می دهد. که اغلب با لاگین به اکانت جی میل قابل دسترسی هستند.

با وجود اینکه G Suite در واقع نسخه گوگل شده مایکروسافت آفیس است ، اما مهمترین تفاوت آنها در این است که تمام ابزارهای G Suite مبتنی بر فضای ابری هستند. به عبارت دیگر تمامی داده‌ها در سرورهای گوگل ذخیره شده و در همه جا در دسترس خواهند بود. از این رو نیاز به ابزارهایی برای جابجایی و یا ذخیره اطلاعات وجود ندارد. برخلاف مایکروسافت آفیس که نیازمند خارج شدن از فایل، برای کار کردن افراد دیگر بر روی آن می‌باشد، در G Suite یک گروه از کارکنان می‌توانند بصورت همزمان بر روی یک فایل کار کرده و تغییرات را در همان زمان ذخیره نمایند. این قابلیت مهمترین مزیت رقابتی این سیستم فوق‌العاده است که آن را بعنوان یک ابزار همکاری سازمانی مطرح کرده است.

نام شرکت خود را وارد کرده و تعداد کارمندان آن را انتخاب کنید. دقت کنید که بعداً هم امکان تغییر این تعداد وجود دارد. زیرا ممکن است تعداد کارکنان شرکت شما افزایش یا کاهش یابد. در مرحله بعد نیاز است که اطلاعات تماس خود را وارد کنید. دقت کنید که گوگل پس از ثبت این فرم، یک ایمیل تأیید به آدرس ایمیلی که در این بخش وارد می کنید ارسال خواهد کرد. پس آدرس ایمیل خود را بصورت صحیح وارد کنید. قدم بعدی اینست که نام دامین بیزینس خود را ثبت کنید. بعد باید اطلاعات تماس شرکت خود را وارد کنید. در نهایت باید یک نام کاربری (username) و رمز عبور (password) برای اکانت جی سوئیت خود تعریف کنید.

پس از اینکه اکانت جی سوئیت خود را ساختید به داشبورد مدیریتی آن هدایت خواهید شد. می توان گفت پنل مدیریت جی سوئیت مهم ترین بخش آن می باشد. شما قادر هستید از طریق آن تمام تنظیمات جی سوئیت را انجام دهید.

به نظر می رسد بسیاری از همان برنامه های Google به صورت رایگان در دسترس هستند، اما چند ویژگی اصلی وجود دارد که به جی سوئیت کمک می کنند تا کاملاً با شرکت شما ادغام شود. برخی از این ویژگی ها شامل تقویم های اشتراکی، فضای ذخیره سازی نامحدود اختیاری ابری، کنترل های پیشرفته سرپرست مانند اضافه کردن و حذف کاربران، تأیید صحت دو مرحله ای و تک ورود به سیستم و ابزارهای انتقال اطلاعات ساده برای انتقال کلیه داده های ارزشمند شرکت شما به G Suite است. بعلاوه G Suite امکان مدیریت دستگاه تلفن همراه را به شما می دهد و به شما امکان می دهد دستگاه های تلفن همراه را فعال یا غیرفعال کنید و کنترل کنید که برنامه ها فعال شده اند یا خیر.